Řízení plánované údržby a servisu

• Evidence a plánování údržby a revizí
• Standardizace procesů údržby a tvorba norem
• Propojení na pasport budov
• Řízení dodavatelů služeb

Modul Servis a údržba je nástroj, s nímž je možné periodicky plánovat jakoukoliv činnost, která se provádí na technologických celcích a případně konkrétních zařízeních. Je možné definovat plány údržby. Plán definuje, jaké úkony a činnosti budou vykonávány, kdo je bude provádět a kdy, popřípadě s jakou periodou.

Plány údržby lze kdykoliv měnit. Změny lze realizovat nejen nad vygenerovanými plány, ale rovněž přímo nad vybranými technologiemi. Samotné plány pak lze zobrazit v přehledném grafu na zadané činnosti a období. Plány revizí a oprav lze provádět nad technologiemi, nebo majetkem.

Plánované činnosti je možné normovat na délku trvání jednotlivých úkonů, spotřebu materiálu a potřebu technických prostředků. Výsledkem je pak plán vytížení zdrojů (facility a property management).

Řízení smluvních vztahů

• Evidence smluv, sledování obsazenosti prostor v čase
• Automatizace tvorby faktur, vyúčtování dle smluvních vztahů
• Vyhodnocování nákladů a výnosů (provozních i jiných), kalkulace

Komplexní evidenci smluv, se kterými pracuje správce nemovitostí, popřípadě další členové organizace (smlouvy s dodavateli služeb, smluvními partnery, nájemci a jinými subjekty).

Záznam smlouvy může být napojen na modul DMS, kde existuje elektronická podoba dokumentu včetně verzování a schvalování. Pokud není využit modul DMS, je připojena elektronická podoba finálního dokumentu. Systém eviduje období platnosti, historické a aktuální platné ceny, prodlouženou platnost, výpovědní lhůtu a další parametry. Smlouva eviduje vazby na Subjekty (odběratel / dodavatel).

Řízení HelpDesku

• Evidence a vyhodnocování operativních požadavků
• Průběžné sledování řešení požadavků
• Řízení týmu a dodavatelů
• Standardizace procesů a nastavení WorkFlow

Modul HelpDesk slouží ke komplexnímu řešení incidentů, operativních požadavků a objednávek na opravy a služby. Sleduje se průběh a fáze v jakém se řešení nachází. Zadat a sledovat stav požadavku jeho vyřízení může volitelně každý zaměstnanec, případně nájemník či jiný subjekt v rámci intranetu společnosti. Zakázku lze rovněž zadat ručně, přímo v aplikaci pověřeným pracovníkem, na základě například telefonního hlášení. Způsob řešení (interní pracovník nebo externí firma) určuje dispečer.

Na zakázky lze pak vykazovat skutečně spotřebované časy lidských zdrojů a materiálových prostředků. Přiřazování nákladů na zakázky se provádí navázáním na nákladová střediska. Každou zakázku je možné přiřadit objektům v rámci pasportu budov (budovy, podlaží a místnosti, nebo technologie).

Řízení majetku

• Kompletní evidence majetku a technologií
• Inventarizace majetku, podpora čárových kódů
• Pasportizace budov a technologií
• Řešení účetních a daňových odpisů

Systém poskytuje přehled o veškerých prostorách firmy. Může se jednat o kancelářské prostory, tovární haly, garážová stání, venkovní prostory v okolí nemovitosti apod. Nemovitosti mohou být ve vlastnictví firmy nebo jsou pouze společností využívány (např. v pronájmu).

Součástí je tvorba standardních účetních inventur. Díky provázanosti systému je k dispozici vazba na konkrétní umístění majetku. Sestavy majetku lze třídit dle nejrůznějších kritérií (třídy majetku, střediska, odpovědná osoba, atd.).

Zvolená platforma nám umožňuje řešit samostatně jednotlivé části (např. Řízení smluvních vztahů nebo Údržbu) a vytvářet tak komplexní řešení dle požadavků zákazníků. Výsledné řešení tedy nemusí obsahovat jen pokrytí oblasti správy a údržby nemovitostí, ale může pokrývat komplexně všechny podnikové agendy (účetnictví a finance, CRM, prodej, nákup, sklady, správu dokumentů - DMS, projektové řízení, až po internetový obchod).

Správa prostor QI je specializovaný modul pro správu nemovitostí. Podporuje a usnadňuje facility a property management: administrativní, ekonomické a obchodní procesy související s nemovitostí a řízení služeb (plánování a řízení všech podpůrných činností v organizaci ve vazbě na nemovitosti a technologie).

• Komplexní přehled veškerých evidencí – dokonalý přehled o spravovaných prostorech se všemi detaily
• Rychlé a snadné vyhledávání informací – kdo, co, kdy, kde – všechny potřebné informace facility managementu na jednom místě
• Přístup ke svým datům odkudkoliv – přes internet se k informacím dostane snadno a rychle správce nebo klient
• Efektivní vkládání vstupních údajů – jednoduchá evidence na jednom místě
• Přátelské uživatelské prostředí – přehledné a jednoduché ovládání celého informačního systému
• Propojení s dalšími užitečnými moduly – ideální porozumění se synergickým efektem pro facility a property management
• Výstupy a reporty v různých variantách – možný výběr z více jazyků, formulářů i grafů
• Projekty pod kontrolou – řízení projektů s užitečnou evidencí porad, setkání, termínů a uzávěrek v jednom

Jste přesvědčeni, že všechny každodenní činnosti při správě nemovitostí vykonáváte efektivně?, že by se nenašel prostor na jejich zlepšování?

Modul Správa prostor QI plní specifické požadavky spojené se správou velkých i malých objektů.

• Správce komerčních prostor
  Toužíte po pořádku v datech a snadném vkládání údajů? Neustále se vám střídají nájemníci a základem úspěchu jsou pro vás včasná a aktuální data? Chcete mít přehled v evidenci dodavatelů, ať už úklidových služeb nebo dodávek tepla?
• Správce bytových prostor
  Zajímá vás hlavně velikost jednotlivých bytových jednotek, aktuální počty nájemníků a jejich spotřeba energií nebo evidence a plánování údržby, termíny revizí a oprav? Potřebujete si udržet dobré vztahy s nájemníky a dostatečně s nimi komunikovat?
• Developery
  Hledáte speciální úpravy softwaru? Máte požadavky, které se jen těžko plní?

• Komplexní řešení pro správu nemovitostí integrovanou do ERP systému QI
• Širokou škálu funkcí systému nejen v rámci CAFM (CAFM = software pro podporu facility managementu)
• Výrazně zjednodušenou práci s daty
• Přehledné a detailní informace o každém spravovaném prostoru